Ministerstvo vnitra ČR aktualizovalo dokument „Často kladené otázky v dotačním programu Rozvoj dobrovolnické služby“ pro rok 2021. Najdete zde odpovědi a informace v souvislosti s připomínkami k aktuálním zásadám poskytování dotací ze státního rozpočtu. Zásady platné pro rok 2021 byly nedávno aktualizované, jak jsme informovali na našem webu.
1) Uvádí se do žádosti o dotaci popis projektu?
Ne, protože projekt na dotace musí být shodný s popisem projektu v akreditačním řízení. Uvádí se tedy pouze název, který musí být shodný s akreditací a č.j. Rozhodnutí o udělení akreditace.
2) Co máme dělat, pokud neznám č.j. akreditace?
Číslo jednací akreditace je uvedeno na Rozhodnutí o udělení akreditace, dále je možno jej zjistit na přehledu akreditovaných projektů na: https://www.mvcr.cz/clanek/seznam-akreditovanychprojektu.aspx.
3) Podle čeho se posuzují koeficienty dobrovolníků?
Na začátek je potřeba mít na paměti, že se jedná o KOEFICIENTY sloužící pro výpočet dotace, nejedná se o přesný počet konkrétních dobrovolníků. Tyto koeficienty slouží k poskytnutí dotace na PRŮBĚŽNOU ČINNOST ORGANIZACE při zajišťování výkonu dobrovolnické služby, NIKOLIV NA KAŽDÉHO DOBROVOLNÍKA. Rozhoduje krátkodobost a dlouhodobost výkonu DS – hranice 3 měsíce výkonu dobrovolnické služby (§2 odst. 3 zákona o DS). Délka výkonu a činnost dobrovolníků se dokládá evidencí, kde musí být jasné a průkazné rozdělení dle délky trvání (krátkodobost a dlouhodobost).
Zde je nutné mít na paměti, že se jedná o KOEFICIENTY sloužící výpočtu dotace pro činnost organizace, NE O KAŽDÉHO DOBROVOLNÍKA – z toho vyplývá, že počet koeficientů nemusí nutně korespondovat s počtem všech dobrovolníků v organizaci za rok (pokud nebude možnost dokladovat jejich činnost a délku činnosti na základě evidence, resp. smlouvy).
PŘÍKLAD: Dlouhodobý dobrovolník musí být ve výkonu dobrovolnické služby vždy 3 měsíce a více, pokud se tedy např. u mentoringového projektu „vystřídá“ u jednoho klienta co cca 2 měsíce dobrovolník, tak i když má dobrovolník sepsánu smlouvu na dlouhodobou dobrovolnickou službu, tak
se ale za dlouhodobého dobrovolníka nemůže považovat, neboť de facto nenaplnil povinnost zákona. Do závazných kvantitativních indikátorů projektu je možné započítat i dlouhodobé dobrovolníky.
4) Je možné do závazných indikátorů počítat každého dobrovolníka, který projde za rok dobrovolnickým centrem?
Za předpokladu naplnění zákonných podmínek je možné započítat každého dobrovolníka, který za rok projde dobrovolnickým centrem/organizací, nikoliv pouze 1 dobrovolníka na 1 dobrovolnické místo za rok. Pokud se tedy během roku na dlouhodobém dobrovolnickém místě vystřídají např. 2-3
dobrovolníci (leden – duben, květen – září, říjen – prosinec), což přináší koordinátorovi dvojí-trojí práci i vyšší náklady pro organizaci (nábor, školení, administrativa, proplácení VRT, pojištění,…), pak je možné tyto dobrovolníky započítat do kvantitativních indikátorů projektu. V případě mentoringových dobrovolníků ale platí, že dobrovolník se váže k jednomu dobrovolnickému místu za rok, resp. za půl roku v daném kalendářním roce (pokud je mentoring na školní rok).
5) Jakou finanční výši má jednotlivý koeficient?
Finanční výše koeficientů není dopředu známa. Bude záležet na celkové výši možných finančních prostředků a na celkovém počtu přepočtených dobrovolníků. Finanční prostředky na rok 2021 jsou očekávány ve výši 15 mil., a tato finanční částka bude po sečtení a přepočtení všech koeficientů rozdělena dle jednotlivé váhy koeficientů, tj. méně dobrovolníků – koeficientů = vyšší konečná finanční částka, a naopak, tj. více dobrovolníků – koeficientů = nižší konečná finanční částka.
6) Jaké jsou konkrétní podmínky pro koeficienty dobrovolníků?
Dlouhodobí – výkon DS delší než 3 měsíce
Krátkodobí – výkon DS kratší než 3 měsíce
Sbírkoví – pomoc jednorázově na sbírkách, např. Tříkrálová sbírka
Mentoringoví/individuální – dlouhodobě se věnují jednomu klientovi, který zpravidla bývá i přijímající organizací, příp. má s vysílající organizací uzavřenou smlouvu o poskytování soc. služeb. U doučování dětí záleží, kdo je přijímající organizací, zda rodič,anebo přijímající organizace (škola) a jak moc individuálně spolupracuje dobrovolník s jedním, konkrétním dítětem (tj. pokud se vytvoří stabilní doučovací dvojice na školní rok, bude i toto považováno za individuální dobrovolnictví).
7) Jak dlouho uchovávat evidenci dobrovolníků?
Evidenci je nutné jako finanční podklad uchovávat v souladu s příslušnými finančními předpisy rozhodné pro účetnictví (pro potřebu finančních úřadů), a tedy i podobu platnosti akreditace, která je kratší než výše uvedené předpisy.
8) Kdo podepisuje evidenci?
Vždy statutární zástupce vysílající organizace (ten může zmocnit někoho dalšího k tomuto účelu), dále pak dobrovolník a zástupce přijímající organizace – pokud existuje (ne pokud je fyzická osoba). Podpisy mohou být i na skenech. Podpis dobrovolníka může být nahrazen stvrzujícím e-mailem či SMS zprávou od tohoto dobrovolníka. U mimořádných událostí se evidence dobrovolníků pro vyúčtování dotace nevede, pokud organizace nebude využívat spolufinancování 10 % dobrovolnickou činností projektu.
9) Jakým způsobem vést evidenci dobrovolnické činnosti, aby pro organizaci nepředstavovala neúměrnou administrativní zátěž?
Podle typu dobrovolnických aktivit můžete:
a) evidovat docházku k dané akci – pak musí být podpisy dobrovolníků na prezenční listině k akci včetně podpisu dalších povinných osob (v případě online akce akceptujeme i printscreen obrazovky s čitelnými jmény účastníků),
b) evidovat docházku k dobrovolníkovi – podpis souhrnu všech aktivit dobrovolníka za celý rok 1x na konci roku, resp. při ukončení dobrovolnické činnosti, skončí-li v průběhu roku, včetně podpisu dalších povinných osob.
Jedním z nástrojů pro evidenci docházky může být např. sdílená tabulka, na kterou mají odkaz pouze aktivní dobrovolníci. Existují samozřejmě i sofistikovanější programy pro účely evidence ovšem na komerčním základu.
10) Kolik se vede evidencí?
Pouze 1, na které se dokladují koeficienty dobrovolníků i případné spolufinancování 10 % dobrovolnickou činností.
11) Obsahuje evidence i počet hodin dobrovolníků?
Ne, počet hodin pro spolufinancování se dokládá v příloze č. 4 Zásad. Nepřímo pak v evidenci, kde je uveden časový rozsah vykonávaného dobrovolnictví.
12) Je evidence činnosti dobrovolníků v rámci projektu součástí vyúčtování poskytnuté dotace?
Evidenční docházkové listy nejsou součástí vyúčtování dotace. Jsou uchovávány pro případnou kontrolu oprávněnosti výše poskytnuté dotace.
13) Je možné ponížit počet dobrovolníků uvedených v žádosti, v případě, že NNO obdržela dotaci nižší, než žádala?
Při výpočtu dotace se zohledňuje typ dobrovolnické činnosti (každá kategorie má přiřazen příslušný koeficient) a vychází se z celkového počtu dobrovolníků uvedeného v žádostech v jednotlivých kategoriích. Z těchto údajů se poté určí hodnota 1 dobrovolníka v dané kategorii. Tedy čím nižší je
celkový počet dobrovolníků uvedených v žádostech, tím vyšší je částka připadající na 1 dobrovolníka. Na 100 % požadované dotace nedosáhne většina organizací a současná dotační pravidla nezohledňují míru naplněnosti rozpočtu a neumožňují počty dobrovolníků v realizaci projektu ponižovat (s výjimkou povolené odchylky).
Pro úplnost je ale potřeba uvést, že některé organizace požadovaly nižší dotaci na projekt, než jakou mohly daným výpočtem získat.
14) Jak bude MV zohledňovat fakt, že některé aktivity nebylo možné realizovat v důsledku protipandemických vládních opatření?
Zohlednit je samozřejmě možné nižší počet hodin vykonané dobrovolnické činnosti oproti plánu a její nižší frekvenci při splnění zákonných požadavků (dlouhodobá dobrovolnická činnost = více než 3 měsíce) stejně jako přenos aktivit do online prostředí tam, kde je to možné. Vzhledem k tomu, že epidemie dosáhla po podání žádostí o dotaci na rok 2021 dramatických rozměrů, které nikdo nepředpokládal a které znamenaly dlouhodobé výrazné omezení až znemožnění fungování dobrovolnických programů, došlo k novelizaci Zásad poskytování dotací v programu Rozvoj dobrovolnické služby pro rok 2021 a v rámci vyúčtování dotace byla zvýšena přípustná odchylka závazných kvantitativních indikátorů projektu na 25 %. Pokud je tedy reálný počet dobrovolníků nižší o 25 % oproti plánovanému počtu dobrovolníků uvedenému v žádosti o dotaci, tak se dotace nekrátí.
15) Platí % odchylka pro součet všech dobrovolníků, tj. krátkodobých nebo dlouhodobých, uvedených v žádosti?
% odchylka platí v součtu všech dobrovolníků uvedených v žádosti.
Příklad 1
Projekt s dvěma kategoriemi dobrovolníků. V žádosti uvedeno 50 dlouhodobí, 20 mentoringoví. V realizaci projektu dlouhodobí 40, mentoringoví 16.
Výpočet odchylky a vratky:
Celkem dobrovolníků v žádosti 70, v realizaci 56. Odchylka (70-56) = 14 dobrovolníků = 20 %. Vratka dotace tedy nebude žádná.
Příklad 2
Projekt se třemi kategoriemi dobrovolníků. V žádosti uvedeno 20 krátkodobí, 30 dlouhodobí, 10 mentoringoví. V realizaci projektu krátkodobí 5, dlouhodobí 15, mentoringoví odpovídají žádosti.
Výpočet odchylky a vratky:
Celkem dobrovolníků v žádosti 60, v realizaci 30. Odchylka (60-30) = 30 dobrovolníků = 50 %. Vratka dotace činí 50 % z celkové částky dotace (tj. neodečítá se povolená odchylka při jejím překročení).
Zdroj: https://www.mvcr.cz/clanek/dotace-na-akreditovane-projekty-642310.aspx?q=Y2hudW09Mg%3d%3d